Infelizmente, embora muitos projectos tecnológicos sejam bem-sucedidos, um grande número de empresas que os iniciam não obtém resultados concretos. Seus esforços acabam exatamente onde começaram, sem gerar mudanças significativas ou melhorias relevantes no desempenho. Como consequência, cresce o cepticismo entre funcionários e colaboradores, que veem essas iniciativas como mais um projecto ineficaz de transformação do negócio, segundo avançou o JA Online.
O que é um Projecto Tecnológico?
Um Projecto Tecnológico é, por conseguinte, um plano cuja finalidade é propiciar o desenvolvimento ou a modificação de um produto, um serviço ou um processo, com o objectivo de que o seu efeito seja uma melhoria na qualidade de vida. É comum associar-se este tipo de projectos a Informática ou à Electrónica, ainda que a ideia de tecnologia seja mais ampliada.E, como tal, a operação de um projecto tecnológico compreende a execução de uma série de actividades de gestão e de construção, tendentes a prover uma determinada solução tecnológica e uma estratégia de negócios, podendo estas decorrer em diversas etapas.
A seguir, são apresentadas as falhas mais comuns que levam ao fracasso desses projectos. Curiosamente, essas mesmas falhas podem ser transformadas em factores-chave para o sucesso, pois reconhecê-las com antecedência permite evitar a sua repetição no futuro.
1) Planeamento na medida errada. Um bom planeamento é essencial para que um projecto tecnológico seja bem-sucedido. É nessa fase que se determinam os objectivos, os prazos e a delegação de tarefas para os integrantes da equipa.
Ter um planeamento bem feito implica fazê-lo na medida, nem de forma excessiva, nem insuficiente. Quando é exagerado, o planeamento leva muito tempo, podendo causar frustração e até ser trabalho desperdiçado, caso haja necessidade de fazer alterações. Se for insuficiente, porém, pode ter muitos itens em aberto e, assim, causar atrasos e falta de qualidade do produto final.
O mau planeamento é o principal motivo para o projecto falhar.
2) Má gestão de tempo
A má gestão do tempo de duração do projecto também pode prejudicar a sua conclusão. O gestor deve estipular uma rotina, com datas limite para entrega de cada fase do projecto e coordenar a equipa para que elas sejam seguidas.
Um grande erro é determinar prazos curtos para agilizar a finalização do projecto, sem levar em conta tarefas que demandam mais tempo para serem executadas. Isso leva ao não cumprimento do cronograma definido.
Para evitar esse problema, é preciso alinhar o calendário de prazos com as capacidades de toda a equipa. O envolvimento dos colaboradores garante que as datas sejam definidas de acordo com os limites e riscos que envolvem cada fase do projecto.
Para controlar o andamento do projecto, uma alternativa é fazer reuniões diárias curtas para que cada integrante da equipa apresente as actividades realizadas no dia anterior. Assim, o controlo sobre o que está a ser feito aumenta e há maiores chances de minimizar os atrasos.
3) Falta de recursos e de alinhamento com a direcção
Não basta que o gestor realize um bom planeamento e direccione a sua equipa, pois a sua autonomia no projecto tem um limite. Eles dependem das decisões da direcção e do sector financeiro para liberar recursos e investimentos necessários para a execução do projecto.
O gestor deve, portanto, ser capaz de mostrar as suas ideias, as vantagens e propósito do projecto para a empresa.
4) Falhas na comunicação
A comunicação é factor essencial para o sucesso do projecto e toda a equipa precisa de estar envolvida. Ela deve ser projectada na fase inicial do planeamento para que sejam definidos quais serão os canais utilizados para a comunicação interna; quais serão usados para falar com os agentes externos, qual será a frequência dos comunicados e outras questões importantes.
O gestor do projecto ainda precisa de contar com a habilidade de saber ouvir, negociar e falar de forma clara com a sua equipa e superiores. A comunicação é essencial e, quando não é feita correctamente, pode ser um dos principais problemas entre os que podem levar o projecto tecnológico da sua empresa falhar.
5) Falta de gestão de riscos
A realização de uma gestão de risco em projectos tecnológicos é essencial para o seu sucesso. É um processo capaz de controlar os negócios e diminuir o impacto negativo de problemas sobre os projectos, para que a empresa não sofra com prejuízos financeiros e atrasos na entrega dos seus produtos e serviços.
O gestor do projecto deve estar preparado para as possíveis falhas que podem acontecer e não ignorar nenhum tipo de problema, independentemente de sua probabilidade ocorrer. É necessário ter em conta que problemas irão sempre acontecer, mas que o sucesso do projecto dependerá da eficiência da gestão e de uma equipa preparada para lidar com as diversas situações.É de salientar que tratar de um risco no início do projecto é mais barato do que deixar para depois.
6) Escopo indefinido
É muito comum que o escopo do trabalho seja alterado durante o projecto. Porém, todas as decisões devem ser tomadas, levando em conta o escopo. Para isso, controlar esses imprevistos e alterações é fundamental para garantir o prazo e que o projecto não saia do orçamento pré-definido.
Caso o escopo seja alterado, isso pode impactar directamente no prazo e no orçamento. Por isso, verificar o que pode ser mudado sem alterar detalhes do projecto é muito importante para não o afundar.
7) Confiar a liderança a uma pessoa que não entende de projectos tecnológicos
A liderança da alta administração é um indispensável requisito preliminar de êxito, mas não é qualquer alto executivo que serve para o caso. O líder tem de ser alguém que entenda de projectos, no caso tecnológicos, e que esteja plenamente comprometido com ele, devendo, além disso, voltar-se para as operações e verificar a relação existente entre o desempenho operacional e resultados finais. O tempo de serviço e autoridade não são suficientes; factores igualmente críticos são a compreensão e a adequada atitude mental.
8) Dissipar a energia num grande número de projectos
O projecto exige um enfoque preciso e uma enorme disciplina, o que equivale a dizer que as empresas têm de concentrar, ao mesmo tempo, os seus esforços num pequeno número de projectos. Pode ser que muitos projectos necessitem de uma mudança radical, mas para alcançar o êxito não se deverão atender a todos, simultaneamente. O tempo e a atenção da administração são limitados e o projecto não receberá o apoio necessário se os administradores pensam numa e outra coisa.
9) Desistir ao encontrar resistência
Poderá encontrar-se na classe de funcionários ou colaboradores alguns que sempre se oporão, e é uma reacção inevitável quando se empreende uma mudança de grandes proporções. O primeiro passo para enfrentá-la é esperar e não deixar que o esforço se atenue. A verdadeira razão de o projecto não alcançar êxito está na falta de previsão da administração por não se planear antecipadamente para enfrentar a inevitável resistência que o projecto encontrará.