A Importância da Comunicação Eficaz na Liderança de Projecto bem Sucedido

Nesta edição, escreveu para o PORTAL PMO ANGOLA, a Gestora de Projectos, Nilza Laurence Gomes. A Gestora de Projectos, escreveu que no novo contexto de globalização, competitividade e novas formas de trabalho nas organizações, onde as empresas precisam ser mais flexíveis e eficientes na tomada de decisões e execução de projectos, a comunicação eficaz tornou-se factor-chave para o sucesso em gestão de projectos.

Nos dias de hoje, a comunicação é uma das competências comportamentais mais importantes, tanto em ambiente familiar, como educacional e/ou corporativo. E uma boa comunicação está pouco relacionada com o vocabulário vasto e rico, mas sim com a capacidade de transmitir a informação de forma clara, objectiva e precisa.

A comunicação

A origem da palavra comunicação deriva de commūnicātiō, na sua forma substantiva, que significa “estabelecer relação com alguém”, e na sua na forma verbal commūnicāre (ou commūnicō), que significa “compartilhar, dividir, tornar comum”. Ou seja, representa a capacidade de interacção, expressão, construção e partilha de ideias, sentimentos e/ou experiências de uma pessoa.

Num processo de comunicação, podem ser identificados os seguintes elementos: emissor, receptor, código (sistema de sinais) e canal de comunicação e contexto. O processo consiste na transmissão de informação entre um emissor e um receptor, que descodifica (interpreta) a mensagem, que pode ser codificada num sistema de sinais tais como língua natural, gestos, sons ou outros códigos e é transportada até ao destinatário através de um canal de comunicação tudo isto subordinado a uma situação comunicativa, ou seja, contexto.

Outro elemento presente no processo de comunicação é o ruído, caracterizado por tudo aquilo que afecta o canal, perturbando a captação da mensagem emitida.

A comunicação pode ser feita de várias formas, das quais destacam-se as seguintes: comunicação verbal escrita e oral (transmissão de informação por meio das palavras ditas ou escritas), não verbal (comunicação com recurso a linguagem corporal, gestos, expressões faciais). Cada uma delas com a sua importância em diferentes situações e que podem ser influenciadas por factores culturais, sociais e/ou pessoais.

Comunicação empresarial e o seu papel em gestão de projectos

A comunicação empresarial refere-se à forma como as empresas partilham informações. Dependendo do destinatário da informação, a comunicação pode ser classificada como interna (entre funcionários e departamentos), que está dividida em ascendente (do subordinado para o gestor) e descendente (transmitida do líder para o seu subordinado) ou comunicação externa (para clientes, fornecedores e outros stakeholders).

A comunicação empresarial tem um papel fundamental no plano estratégico da empresa. Quando bem gerida, ajuda a fortalecer a imagem e posicionamento da empresa no mercado, reforça a coesão da equipa, contribui para o aumento da produtividade dos colaboradores e impulsiona a cultura organizacional. Mas quando é ineficiente, tem impactos negativos tanto na imagem externa da empresa, como na relação com os seus colaboradores, originando desmotivação, baixa produtividade e falta de alinhamento com as metas e objectivos organizacionais.

Relativamente à gestão de projectos das empresas, a gestão de comunicação através dos processos de planeamento, gestão e controle, aliada ao engajamento das partes interessadas, cumprem um importantíssimo papel no sucesso dos projectos. A gestão da comunicação trata principalmente da partilha de informação entre os membros de equipa, visando facilitar o trabalho de todos e manter o grupo unido em torno de seus afazeres, bem como manter o patrocinador e as partes interessadas engajados e informados sobre o progresso do projecto.

Embora a sétima edição do PMBOK tenha mantido os conceitos e a maior parte do foco da edição anterior, centrada em pessoas e processos, aparece uma nova secção denominada “Modelos, Métodos e Artefactos”, onde se dá ainda maior ênfase à comunicação, na medida em que integra um dos quatro principais modelos (Liderança, Comunicação, Motivação, Mudança) da edição PMBOK7.

A comunicação é também essencial para disseminação das metas a atingir no projecto. Uma comunicação fluída e assertiva garante o alinhamento dos objectivos estratégicos, e é factor chave para uma boa negociação e tomada de decisões, conducentes ao sucesso de qualquer projecto.

De acordo com uma pesquisa conduzida pelo Standish Group, um em cada quatro projectos falha, e os problemas de comunicação são apontados como a principal causa por 68% das pessoas envolvidas, o que nos leva a concluir que, uma comunicação ineficaz pode conduzir ao insucesso do projecto.

Os desafios da comunicação em gestão de projectos

“Sucesso não depende apenas de quão bem faz o seu trabalho, também depende de quanto se importa e como se conecta com as pessoas e transmite a sua mensagem.” Nicholas Boothman.

A comunicação é o alicerce de qualquer projecto bem-sucedido e seu impacto é inquestionável em gestão de projectos. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI) “Instituto de Gestão de Projectos”, 90% do trabalho de um gestor de projectos está relacionado com a comunicação e isso faz com que esta seja a área de conhecimento mais importante em gestão de projectos.

Para além de comunicar com clientes e fornecedores, o gestor de projectos deve focar-se na comunicação interna com o sponsor e a sua equipa de projecto, garantir que a equipa está em sintonia, alinhada, motivada e comprometida. Se a comunicação com os membros da equipa for ineficiente, o risco de desalinhamento táctico entre o gestor e a equipa é eminente. Quando essa comunicação não é eficaz, surgem vários problemas, dos quais os mais comuns são:

• Desalinhamento: os membros da equipa entenderem de forma incorrecta o âmbito, os objectivos e prazos do projecto;

• Conflitos interpessoais: se não houver um canal adequado para que se expressem preocupações, resolvam problemas que apareçam no decorrer do projecto e para que se forneçam feedbacks construtivos, pode gerar-se desmotivação e diminuição da produtividade da equipa;

• Comprometimento e engajamento:  se a comunicação falha, a equipa de projecto pode sentir-se desmotivada. Falta de informação relevante e actualizada faz com que a equipa se comprometa menos com o sucesso do projecto.

Comunicação eficaz como ferramenta de liderança em gestão de projectos

A comunicação de um líder de projecto tem o poder de encorajar ou de desanimar, despertar o potencial ou mesmo diminuir o esforço da equipa, levar adiante um projecto ou matá-lo antes de começar. Muitos líderes, gestores de projecto, acham que a equipa adivinha o que eles desejam e acabam por não comunicar achando que serão bem entendidos.  O gestor de projectos deve comunicar de forma clara e objectiva para que a equipa de projecto entenda o que é esperado dela. Nada conduz a um ambiente mais inseguro e menos produtivo do que a falta de entendimento do que realmente se espera de uma equipa. Portanto, a preocupação em ser claro, assertivo e estar disponível para esclarecimentos, deve partir do gestor de projectos. Expressões ambíguas ou confusas podem gerar problemas de entendimento.

A comunicação eficaz é essencial para a liderança de projectos bem-sucedidos por várias razões.  Abaixo destacam-se as principais razões para a adopção de uma comunicação eficaz e assertiva em gestão de projectos:

• Alinhamento de objectivos: uma comunicação clara e eficaz ajuda a garantir que todos os membros da equipa entendam os objectivos do projecto e estejam alinhados em relação a eles. Isso evita mal-entendidos e garante que todos trabalhem em direcção aos mesmos resultados.

• Tomada de decisão: liderar projectos envolve tomar decisões importantes e rápidas. Uma comunicação eficaz permite que os gestores de projecto informem às partes interessadas sobre as decisões tomadas, os motivos por trás das decisões e quaisquer impactos que possam ter no projecto. Isso mantém todos informados e envolvidos na tomada de decisões, o que ajuda a evitar conflitos e a criar um ambiente de trabalho colaborativo.

• Motivação da equipa: a comunicação eficaz também desempenha um papel crucial na motivação da equipa. Manter uma comunicação aberta, sincera e transparente ajuda a garantir que os membros da equipa se sintam engajados, envolvidos e valorizados. Comunicação eficaz também permite que os líderes forneçam feedback positivo e construtivo, reconhecendo o bom trabalho da equipa e fornecendo orientações para melhorias.

• Resolução de problemas: problemas são inevitáveis em qualquer projecto. Uma comunicação eficaz é fundamental para identificar e resolver problemas de forma rápida e eficiente. Quando a liderança se comunica de forma clara sobre os problemas que surgem, a equipa colabora para encontrar soluções e tomar as medidas necessárias para superá-los.

• Gestão das partes interessadas: os projectos envolvem várias partes interessadas, como clientes, accionistas e outros membros da organização. Uma comunicação eficaz é fundamental para gerir as expectativas das partes interessadas e mantê-las informadas sobre o progresso do projecto. Isso ajuda a criar confiança, gerar apoio e garantir a cooperação de todos os envolvidos.

Boas práticas para uma comunicação eficaz em gestão de projectos

Ter uma comunicação eficaz parece intuitivo no dia-a-dia do ser humano. Contudo, muitas vezes acaba por torna-se um desafio na vida de muitos profissionais de Gestão de projectos.

Nos meus 15 anos de experiência a liderar equipas e em gestão de projectos, aprendi que uma comunicação eficaz deve se centrar nestes principais aspectos:

• Cultura de comunicação aberta: o ambiente de projectos deve ser desprovido de medo. Fazer as perguntas quando surgem dúvidas é um dos principais pilares de uma comunicação eficaz. O líder deve proporcionar um ambiente em que os membros não tenham medo de perguntar. Na minha experiência como líder e também gestora de projectos, primo pela comunicação aberta e sem medos. Só dessa forma conseguimos colher as melhores ideias para um projecto bem-sucedido.

• Conhecer o receptor e criar rapport: todos nós temos as nossas vivências, experiências de vida, pontos de vista, sonhos e opiniões diferentes. A melhor forma de direccionar uma comunicação eficaz ao receptor é conhecê-lo primeiro. Assim, conseguimos um diálogo produtivo e muito mais assertivo.

• Ser claro e objectivo: a melhor forma de comunicar é ir directo ao ponto, sem “rodeios”, utilizando palavras simples e curtas. É importante também ter atenção à forma de expor um tema, a nossa tonalidade da voz, expressões faciais, os gestos e os recursos audiovisuais são essenciais

para que se consiga transmitir os conhecimentos sem criar ruídos na mensagem.

• Promover a transparência e partilha de informações: o gestor de projecto deve garantir que todos os membros da equipa tenham acesso às informações relevantes do projecto – isso promove a transparência e evita que surjam lacunas de conhecimento que possam prejudicar o andamento dos trabalhos;

• Realizar reuniões eficazes:  o gestor de projectos deve agendar reuniões regulares para alinhar metas e objectivos, avaliar o progresso do projecto e discutir situações que possam estar a ocorrer no projecto. É importante, também, que as reuniões sejam bem planeadas, organizadas e objectivas, de forma a evitar assuntos irrelevantes que possam consumir o tempo dos membros da equipa.

A Gestora de Projectos, termina o seu artigo, escrevendo que, embora a comunicação seja natural para o ser humano, ainda assim é complexa e pode gerar muitos desafios na transmissão e entendimento da mensagem passada num ambiente de projecto. Nem sempre a mensagem transmitida, é entendida da mesma forma por quem a recebe, o que pode criar inúmeras dificuldades entre os membros da equipa de projecto.

Quanto mais se trabalhar e aplicar a competência comunicativa com a equipa de projecto, mais motivada estará a equipa e melhor irão contribuir com ideias e sugestões, e mais fáceis e simples serão os seus processos de comunicação em projectos. Consequentemente, as probabilidades de sucesso do projecto serão maiores.

É responsabilidade do gestor de projecto manter a comunicação clara e fluída dentro da equipa de projecto, além de se preocupar com as dúvidas, interesses e partilha de informação com as partes interessadas. Quanto mais eficaz for esta comunicação, maiores serão as probabilidades de sucesso do projecto.

A comunicação em gestão de projectos é essencial para estabelecer uma base de projecto sustentada, promover a colaboração dentro da equipa de projecto e facilitar a delegação de tarefas.

Em resumo, a comunicação eficaz desempenha um papel vital na liderança de projectos bem-sucedidos. Ela ajuda a alinhar os objectivos, trocar informações relevantes, tomada de decisões, resolver problemas, motivar a equipa e gerir as partes interessadas. Líderes de projectos eficazes devem investir tempo e esforço em desenvolver competências de comunicação para garantir o sucesso do projecto.