Hoje o nosso Portal faz referência ao artigo de Paul Baumgartner que escreveu para o Portal Project management. Baumgartner escreve que embora que as habilidades de comunicação sejam bem polidas por anos (e em alguns casos décadas) de execução de projectos, a compreensão do que está a acontecer em projectos é tão boa quanto a qualidade e a quantidade de informações fornecidas a nós por outras pessoas. Patrocinadores e partes interessadas precisam nos manter informados sobre quaisquer mudanças de direcção ou escopo. Os recursos do projecto precisam nos manter a par do progresso e dos problemas.
Segundo Baumgartner, para gerir um projecto de forma eficaz, o gestor de projecto, precisam extrair informações amplas e profundas de seus integrantes do projecto (ou seja, seus recursos, partes interessadas e patrocinadores). Não podem esperar que os integrantes lhes “empurrem” informações proactivamente e as embalem da maneira que querem (se você já criou adolescentes, sabe do que estou a falar).
Baumgartner, deixa descrito no Portal Project Management, sete maneiras de minimizar sua carga de informações “puxadas” ao trabalhar com componentes do projecto:
1. Esteja presente e visível. Gerir projectos não é um momento para ficar distante de seus stakeholders e de suas equipas. Uma das minhas citações favoritas que enfatiza a presença é do director de cinema Woody Allen: “90% da vida é aparecer”. Acredito que isso seja verdade e, como gestor de projecto, você precisa estar 100% acessível quando seus integrantes precisam se comunicar com você.
Não estou defendendo que você sacrifique os fins de semana e as férias, mas quando a equipa estiver reunida, você também precisa estar ou pelo menos pronto para se mobilizar se for necessário. Além disso, “aparecer” ganha um novo significado com o que aprendemos na pandemia. Com todas as habilidades aprimoradas para se conectar virtualmente, há mais modos do que nunca para estar presente para sua equipa.
2. Ouça. Os integrantes do seu projecto precisam vê-lo como um dos ouvintes mais activos e empáticos que eles conhecem. Para aqueles com grandes ideias, pense em todos os tipos de ouvintes para os quais o entusiasta típico apresentará sua causa: seu chefe, o chefe do chefe, colegas, fornecedores internos, colegas de lanchonete, etc.
Uma falha por parte do ouvinte em ouvir activamente pode ser devido a:
- o ouvinte não conhece o assunto o suficiente para contribuir com a causa, ou…
- o ouvinte ouve, mas não tem tempo, autoridade ou coragem para fazer a mudança sugerida
Um gestor de projecto com boas habilidades de escuta activa não deixará de lado o entusiasta com tanta facilidade e rapidez, especialmente se a causa estiver relacionada ao projecto. No mínimo, uma discussão de apoio saudável é garantida entre o entusiasta e o gestor de projecto, que é inerentemente objectivo e imparcial. Isso certamente estabelecerá a reputação do primeiro-ministro como um ouvinte activo.
Além disso, alguns com paixão podem não expressar seu entusiasmo por medo de causar perturbação ou ter suas ideias consideradas não dignas de serem mencionadas. Aqui, o gestor de projecto demonstra “escuta” activa no sentido de ler a linguagem corporal ou a entonação de voz para inferir que um integrante tem algo a dizer. O gestor de projecto pode usar filas de espera e perguntas abertas em um ambiente seguro para alimentar uma resposta, o que pode levar ao surgimento de um risco imprevisto com alto impacto no resultado do projecto.
3. Seja cíclico. Um ponto de verificação semanal agendado regularmente, stand-up ou touch-base fornece um fórum para os integrantes se comunicarem com o gestor de projecto. Se houver notícias para compartilhar, mas prioridades conflituantes atrapalharem o compartilhamento, é reconfortante saber que um convite permanente está no calendário para actualizar toda a equipa, voz a voz.
Os pontos de verificação concentram a atenção no projecto e em qualquer problema enfrentado por um recurso que impeça o progresso. Ao discutir o problema em um ponto de verificação para ouvidos atentos, o problema se torna o problema do projecto e não o problema do recurso que relata o problema.
Inúmeras vezes vi os participantes do checkpoint resolverem um problema ali mesmo no checkpoint. Para o gestor de projecto, isso significa um problema a menos para relatar ou escalar.
4. Seja abrangente com seu vocabulário. Os integrantes do seu projecto terão mais diálogos com você se aprenderem a falar a língua deles. Nós, gestores de projecto, somos bem versados no vocabulário de nossa profissão: riscos do projecto, caminho crítico, estruturas analíticas do projecto etc.
Você é contratado para implantar esses conceitos, para que os objectivos do projecto sejam alcançados. No entanto, executar esses conceitos não significa que você tenha que gastar muito tempo educando os integrantes do projecto sobre o que eles são. É muito mais provável que seus integrantes se comuniquem com você sobre o assunto e a composição do projecto. Eles apreciarão seus diálogos com eles se você aprender seu vocabulário e conceitos. Afinal, seu objecto de estudo e escopo é o seu mundo, pelo qual demonstram experiência, profissionalismo e paixão. Tenha a mente aberta e mostre a eles que você abraça o domínio deles, e eles se comunicarão com você em abundância.
Quanto às suas responsabilidades como Gestor de Projecto, você não precisa evangelizar a gestão de projectos para demonstrar seus conceitos com sucesso. Você pode adoptar uma abordagem mais sutil com o vocabulário com o qual está familiarizado. Por exemplo, em vez de perguntar “Quais são os riscos do nosso projecto?” você pode perguntar “O que nos fará não atingir o próximo marco?”
Lembre-se, eles querem se comunicar com você nos termos deles (figurativa e literalmente).
5. Seja repetitivo. Uma vez que os integrantes de seu projecto tenham compartilhado seu domínio, internalize o que você aprendeu… então repita, repita, repita!
Para mim, as vantagens de fazer isso são:
- Ele valida minha compreensão do domínio e abre a porta para os integrantes refinarem minha compreensão.
- Ele valida o que ouço como flashes momentâneos de insight (muitas vezes induzidos pela cafeína) versus ideias que merecem mais avaliação e acção.
- Isso ajuda os integrantes a manter as coisas em mente não por causa da memória limitada, mas por causa do malabarismo com muitos outros trabalhos e da dispersão.
É bom para um gestor de projecto repetir coisas como suposições do projecto, riscos levantados, aproximação de marcos e escalações. Não sinta vergonha de repetir sua compreensão do domínio para criar um vínculo especial com seus integrantes.
6. Tenha cuidado. Os integrantes do seu projecto e seus supervisores têm a obrigação de se manterem informados. Tive recursos que gerenciei indirectamente a ponto de ouvir pela primeira vez sobre uma criança doente causando uma ausência no trabalho antes que seu chefe o fizesse.
No entanto, os recursos e seus chefes conversam regularmente e, se estiverem comunicando um status do projecto inconsistente com o seu, isso causará problemas. Os gestores funcionais são partes interessadas, pois colocaram seus recursos sob seus cuidados durante a duração do projecto. Abra uma linha de comunicação com eles, assim como qualquer outro componente do projecto.
7. Seja um treinador. Você pode descobrir que algumas organizações estão tão isoladas que todas as comunicações fluem por meio do gestor de projecto e por nenhum outro canal. Nunca há qualquer comunicação ponto a ponto, apesar do potencial para problemas mútuos serem resolvidos se todos simplesmente se reunissem e conversassem.
Como gestor de projecto em um desses ambientes, não tinha autoridade para mudar a estrutura organizacional, mas, no meu nível, desafiei meus recursos para tentar uma prática que quebrasse os silos. Quando concluíam uma tarefa que envolvia o compartilhamento de informações, eu pedia que pensassem em outra pessoa periférica ao projecto que poderia se beneficiar dessas informações e então as encaminhavam para eles. O destinatário pode ou não achar valor na informação, mas, no mínimo, apreciará esse gesto como um sinal de que alguém está pensando em seus interesses.
Além disso, você pode usar suas habilidades bem treinadas de comunicação e organização de informações para ajudar com algo que eles foram solicitados a apresentar fora do projecto. Por exemplo, eles podem precisar fazer uma apresentação técnica em seu domínio para a sua chefia. Apresentar pode ser um território desconhecido para eles, e você pode ensiná-los algumas boas práticas, como abstrair conceitos complexos até um entendimento de nível executivo e como ser sucinto como você sempre é desafiado a ser. Então aí está: como fornecer um palco para os integrantes do projecto se comunicarem com você. A comunicação em um projecto deve ser uma via de mão dupla. Você não apenas exercita suas habilidades de comunicação exemplares para executar o projecto, mas também demonstra essas habilidades para seus integrantes como um modelo de comunicação. Isso não apenas ajudará seu projecto a ser um sucesso, mas você será lembrado como um fiel aliado dos interesses de seus integrantes.