Qualquer projecto pode ter um problema por vários motivos. A chave é reconhecer quando seu projecto saiu dos trilhos e adoptar uma abordagem clara e ponderada para acertar as coisas.
Atrasos são comuns na gestão de projectos, independentemente do sector em que você está trabalhando. Mas uma vez que um projecto ficou para trás, o que você pode fazer como gestor de projecto para colocar seu projecto de volta nos trilhos?
Muitas vezes é mais fácil falar do que fazer, mas é importante não entrar em pânico; cabeças calmas sempre prevalecem, como dizem. Mas ainda assim, o tempo é essencial quando um projecto está ficando para trás, por isso é vital não atrasar a acção; caso contrário, sua organização estará suscetível a consequências potencialmente muito caras, pois o que pode não parecer urgente agora pode rapidamente se tornar um incêndio fora de controlo em pouco tempo. Segundo Moira Alexandre, no CIO, escreveu os 6 passos para colocar projectos problemáticos de volta aos trilhos.
Moira faz menção que primeiro a equipa do projecto deve chegar rapidamente à raiz do problema, identificar com precisão a origem de um atraso ou atrasos é um primeiro passo essencial. Sem conhecer as causas-raiz, você pode acabar tornando um coisa ruim muito pior. Rastreie a raiz dos problemas para determinar as soluções certas de forma eficaz. Pode ser que um projecto esteja atrasado por problemas na cadeia de suprimentos, que se tornaram muito familiares para muitos projectos durante a pandemia do COVID-19.
Talvez um projecto esteja fora dos trilhos devido a problemas de recursos devido à equipa limitada – novamente outra preocupação para muitas empresas durante a pandemia. Utilize ferramentas de análise de causa raiz, como Gráficos de Pareto, os 5 Porquês, Diagrama de Dispersão, Diagrama Espinha de Peixe ou outros para identificar a origem. Muitas empresas estão lutando para colocar os projectos rebeldes nos trilhos devido a uma combinação desses e de outros factores. A chave é que a causa raiz contém a resposta para a resolução de projectos fora dos trilhos.
Uma vez identificada o problema, a equipa deve manter as principais partes interessadas informadas, Moira, afirma que manter as principais partes interessadas informadas desde o início e durante todo o projecto é uma das etapas mais importantes quando as rodas saem do vagão. Infelizmente, esse tipo de comunicação é muitas vezes negligenciado, pois os gestores de projectos podem ficar sobrecarregados ou esperançosos de que podem consertar as coisas antes que as partes interessadas descubram que há um problema com o projecto que estão encarregados de gerir.
A transparência deve fazer parte do seu plano de gestão das partes interessadas; é melhor ser aberto, oportuno e honesto. A maioria das partes interessadas prefere saber sobre as preocupações do projecto imediatamente e ter alguma contribuição. Os projectos são um esforço de equipa e as partes interessadas podem se tornar uma parte valiosa para ajudar a identificar soluções.
Apoiar a sua equipa, gestor de projecto experientes sabem que os projectos são um esforço da equipa; eles entendem que as melhores soluções são construídas usando uma abordagem baseada em equipa. É importante que as equipas trabalhem juntas para resolver problemas, não apenas para identificá-los. Uma vez que a raiz dos atrasos ou problemas do projecto tenha sido identificada, é melhor envolver os membros da equipa que são especialistas no assunto para encontrar as melhores opções para colocar o projecto de volta em boa forma.
“Você precisará voltar ao plano do projecto e revisitar o escopo para ver onde as coisas deram errado e fazer as solicitações necessárias e as alterações subsequentes. Esta etapa é obrigatória. Sua organização e seus projectos devem ter um processo formal de solicitação de mudança para solicitar, fazer, documentar e rastrear formalmente as mudanças” disse.
Feito os passos referenciado, deve-se reavaliar os recursos antes de passar para a atribuição ou reatribuição de tarefas, reserve um tempo para analisar como e quando seus recursos actuais estão sendo utilizados. Pode ser que alguns já estejam sobrecarregados além da capacidade. Alguns recursos podem ser redistribuídos e usados melhor. Alguns podem não estar trabalhando em tarefas em que são qualificados e seu valor real está sendo desperdiçado.
A chave é examinar cada recurso de perto para identificar suas habilidades e treinamento – e quaisquer outros factores que possam ter mudado devido à raiz do projecto estar fora do caminho. Depois de determinar se os recursos precisam ser deslocados, reatribua as tarefas conforme aplicável. Alterações em seu ambiente externo ou interno podem exigir flexibilidade para fazer ajustes rápidos em tempo real.
Dependendo da raiz dos problemas, orçamentos, garantia de qualidade ou outros aspectos de um projecto podem precisar ser revistos e ajustados.
E no final Moira, disse que devesse monitorar e documentar mudanças pode parecer tedioso, mas é necessário garantir que as mudanças efectivamente coloquem um projecto fora de controlo na linha. Essa documentação de mudança de escopo e processo de monitoramento é uma prática recomendada crítica. Vários gestores de projecto, equipas e patrocinadores de projectos tiveram que revisitar as mudanças para determinar se foram eficazes na solução de problemas.